La gestión de los procesos
Hemos teorizado sobre los procesos en general, y nos centramos especialmente en los “Procesos operativos o de fabricación”, de manera simple y sin ir más allá de lo necesario para no entrar en lo excesivamente técnico y ajeno al interés popular o común para los trabajadores y responsables en las fabricas, se trabaje en el departamento que se trabaje. En este capítulo número once, vamos a centrarnos en la gestión directiva de los procesos.
¿Qué es lo que gestiona un director en su fábrica? Natural y obviamente gestiona PROCESOS, ya sean operativos u otros; gestiona procesos durante su diseño, y posteriormente cuando ya son operativos, mide y controla los resultados reales obtenidos y los compara con los resultados esperados o diseñados. Esto tan simple, en algunos directivos no está en sus hábitos o en sus procedimientos para dirigir a sus departamentos y personas. Veamos cómo se gestiona, controla y dirigen las empresas de manera técnica, de forma científica y no “A su manera”.
La Reunión Diaria de Dirección (RDD).
Esta reunión temprana al comienzo de la jornada de cada día, normalmente entre las 8h y las 9h, es la mejor herramienta que un gerente o director puede utilizar para dirigir su empresa. Normalmente se realiza en la misma oficina del gerente, sala adjunta o sala de reuniones, y no debe ser de más de 30 minutos. Cierto es que algunos acontecimientos importantes pueden hacer que la duración se llegue a prolongar una hora, incluso más. Pero este asunto (el que requiere más tiempo) debe postergarse para el fin de la RDD, y solo se quedarían en la reunión las personas afectadas y no el resto, que nada tienen que aportar al asunto que se tratará y no se les debe hacer perder el tiempo.
En las grandes empresas (mayores de 250 empleados) y también en algunas de las medianas hay muchas reuniones complementarias a la RDD, y que son consecuencia directa de la Reunión de Dirección. Los jefes de departamento (que son los que acudirán a la RDD) tienen la reunión de su departamento, pocos minutos antes de la RDD con el objeto de ponerse al corriente de los acontecimientos ocurridos en la jornada del día anterior. Esta reunión departamental suele hacerse en 20 min con los informes dejados por los responsables de cada turno del día anterior. Está claro que los Jefes del departamento de producción, Ingeniería, Mantenimiento, Logística, calidad, etc, desean acudir a la RDD bien informados para dar respuesta a los acontecimientos negativos que le competan. Los acontecimientos y los resultados negativos de sus PROCESOS es lo que se gestiona para mejorar.
Otras reuniones estandarizadas diarias se suelen producir a posteriori de la RDD para tratar los procesos de “Soluciones de Averías Repetitivas, Calidad, Logística, etc.”. Reuniones de frecuencia semanal, mensual, para Nuevos proyectos, TPM, Seguridad e Higiene, etc, o especialmente convocadas para el trato de un asunto específico. Pero hoy y aquí tratamos la Reunión Diaria de Dirección, la del “Puto Jefe”.
Todos necesitamos un jefe, es condición humana que satisface nuestra necesidades masoquistas de “que nos den” y la satisfacción de acordarnos de su diputada madre, la de nuestro jefe. ¡Y que a gusto te quedas! Así que las RDD, estimulan y mejoran la auto estima de los subordinados intermedios, además de mejorar los PROCESOS.
Objetivo de la Reunión Diaria de Dirección (RDD)
Dirigir, liderar y gestionar bien, es el objetivo de la RDD; para también cumplir la misión de la empresa GANAR DINERO. Esta misión obliga a tener el control de las medidas que nos aseguren una información de los datos que nos indican si hemos ganado o perdido dinero las últimas 24 horas, si estamos en riesgo de perder más, donde y por qué. Ganar dinero legal para pagar a proveedores, sueldos, impuestos, inversiones y dividendos para el “Puto capitalista”.
Desprestigiar a los inversores llamándoles explotadores, es práctica fea y poco agradecida, sobre todo si quien lo dice es un “mamón” pelotillero, que lleva años suplicando al “patrón”, o poniendo ahorros en depósitos bancarios de bajo riesgo, práctica usual entre algunos comunistas o filo comunistas bocazas de pacotilla. Creo que me iré al otro barrio, sin tener el gusto de ver con mis ojos… como un sindicato marxista de “Clase” crea un solo puesto de trabajo sostenible y sostenido con la fuerza del trabajo, y no con las subvenciones substraídas a nuestros impuestos. ¿No sería esto un nuevo paradigma económico-social?
Algunos de los indicadores y controles para la RDD
• Principalmente conocer los indicadores de CONTROL de los PROCESOS. Estos indicadores, previamente establecidos, corresponden a los PROCESOS CLAVE, sobre todo los que influyen en la facturación. Por ejemplo “Unidades entregadas a clientes con respecto a lo planificado, (Logística)
• Unidades fabricadas de cada producto terminado, unidades de subconjuntos producidos por máquina, línea o proceso, respecto a lo planificado.
• Estado de los stocks de seguridad respecto al previsto.
• Las tasas de absentismo y el absentismo del día anterior, bajas, permisos, accidentes, incidentes, problemas de seguridad e higiene surgidos...
• Comprobación de los ratios de EFICIENCIA en los procesos, índices de Disponibilidad, de Rendimiento y de Calidad. Mejora o empeora del OEE.
• Índices y problemas graves de Calidad. Índices y problemas graves de Paro y Averías. Índice de entradas y fallos de insumos, situación de stocks preventivos.
• Conocimiento y revisión del Plan de Producción y entregas a clientes para el día en curso y previsión semanal.
• Estado e índices de RECHAZOS internos y RECHAZOS externos, estos externos son los del cliente, los más graves.
• Coordinación de gerencia e interdepartamental: Información, solicitudes, avisos y órdenes.
• Compromisos de gastos adquiridos por albaranes de entrega sin pedido previo (pedidos abiertos) más la emisión de pedidos emitidos por departamentos y conformados. Este control diario sobre el gasto sobre albarán y pedido (no sobre facturas) es importante para no “Gastar lo que no Tienes”.
• Seguimiento de nuevos proyectos, ampliaciones, cambios de producto o procesos. Cursos de formación en proyecto, en marcha… etc.
Esta lista ya la paro aquí, podría ser muy larga y cada empresa y cada gerente la adapta a su medida según el tipo de empresa. La frecuencia de algunas informaciones y o controles, pueden ser aplazadas a semanas, quincenas o meses. Pero nunca el control diario de los procesos que afectan a facturación, gastos y acontecimientos ocurridos graves, esto se controla a diario. Es el pan de nuestros hijos y el de los “Putos Capitalistas” ¡Benditos sean!
Tampoco es necesario que a esta reunión acudan todos los responsables de todos los departamentos cada día, en función de la dimensión y tipo de empresa se puede excluir a algunos como Contabilidad, Finanzas, RRHH… coordinando su asistencia a una vez a la semana o mes, por ejemplo los datos de absentismo para el Responsable de RRHH mensual, y los gastos diarios controlados sobre albarán y propuesta de pedidos aprobados para el Responsable de Administración, estos datos se imputan en la Hoja de Control Diaria (HCD) por lo que en la reunión solo se comentarán los pedidos rechazados por gerencia y albaranes entrados sin pedido. Normalmente (depende de cómo organiza responsabilidades el gerente) es el Jefe de Logística quien centraliza los datos de la Hoja de Control Diario, y quien en la reunión de dirección se entrega una a cada Responsable (o la edita en el sistema informático) y suele ser Logística quien lee los datos y comenta. El Gerente es quien pide información, razones y planes fechados de soluciones a quien considera responsable, o responsables si el asunto depende de varios.
Los lectores de Eleconómico, empleados industriales o empresarios, ya entienden que las medidas (ratios e índices de control) deben enlazar las operaciones con las metas estratégicas. Estas medidas agiles diarias son las que se requiere para el gobierno y dirección de las fábricas, pues las medidas tradicionales y legales contables (PGDC) llegan tarde; el hecho económico ya fue, y no puede ser corregido. Las personas y sus responsables de departamento deben saber cómo están contribuyendo con el cumplimiento de sus objetivos, en correlación a la misión estrategica económica de la empresa, y lógicamente son las personas mas cercanas a los procesos quienes saben tomar acciones correctoras. Esta es la razón de los INDICADORES, que aunque estos indicadores proceden de la Contabilidad de Costes, son datos obtenidos de forma inmediata en las líneas de fabricación, hoy todavia más inmediatos al contar con imputaciones automatizadas e informatizadas ¡Miel con Hojuelas!
Normas de la Reunión Diaria de Dirección
Desde Agosto de 1975, fecha en la que me contraté con Ford España, participé en más reuniones en una sola semana, que en los 13 años anteriores trabajados en empresas españolas. En realidad en esos 13 años anteriores no tuve ninguna reunión de trabajo, en España en aquellos años se dirigía desde las oficinas, y por ordenes en la línea de mando. Fue en Ford, por primera vez, donde me percaté de que un director era un “Señor” y no un “Don”. Fue en Ford, donde también se me otorgaba un presupuesto y se me exigía responsabilidad para cumplirlo, y donde la seguridad de los trabajadores era un proceso adjunto e inseparable al proceso productivo… muchos aprendimos la gestión empresarial gracias a Ford y las multinacionales, gracias a los yanquis capitalistas. ¡Yankees welcome!
La reunión de dirección debe estar normalizada con pocas y eficaces reglas o principios para que sea corta, eficiente y trazable. Es claro que cada gerente pondrá las normas que crea necesarias para su empresa. Pondremos como ejemplo algunas normas:
1. Hora de comienzo a 9h y finalización a 9h 30min. Puede ser menos pero nunca más. Si la reunión dura más de 30min, el coste es excesivo ya que están presentes los sueldos más altos y se transmite mal ejemplo.
2. Los asistentes deben estar preparados y pre-informados con anticipación de los acontecimientos ocurridos en su departamento, y su asistencia debe ser obligatoria, por lo que debe tener quien le represente en su ausencia. Que un RESPONSABLE sea informado, en esta reunión de lo acontecido en su propio departamento… ¿hay alguno así en su empresa?
3. Los asuntos a tratar deben estar bien determinados, esta no es una reunión para conjeturar o adivinar qué se hace o dónde se va. Esta es una reunión para verificar y contractar la EFICIENCIA de los PROCESOS y determinar responsables, acciones correctivas y fechas de cumplimiento.
4. No se deben resolver problemas en la reunión, el problema ya debe estar resuelto, pero si no lo está… este no es el sitio ni el momento, esto suele ser difícil y el gerente debe cortar cualquier discusión. En la reunión hay que asignar responsables, acciones y fechas.
5. Toda la reunión, y esta RDD es ejemplarizante, desde el inicio al final, deberá estar enmarcada en la asignación y revisión de tareas orientadas a corregir los problemas de ayer, a anticipar y paliar los problemas de hoy, y prever los planes de mañana. La comunicación debe ser abierta y franca, no personal, entre todo el equipo y debe estar orientada al cumplimiento de los objetivos.
La Reunión Diaria, es clave para dirigir las empresas fundamentadas en el trabajo en equipo, en la motivación y la participación de trabajadores y empleados. Utilicémosla para controlar y gestionar los procesos, y como mecanismo de mejoramiento de la productividad en cualquier área de la empresa.
JLGándara
