Corría el año 1957 y tenía 14 años cuando ingresé en La Escuela de Aprendices de AHV situada en suelo propiedad de la compañía Minera de Sierra Menera y rasante a la Alameda, hoy derruida por indecentes gestores. Procedía del bachiller que se impartía en La Enseñanza Media, el edificio que hoy es la tenencia de alcaldía junto al mercado, el cine Begoña que hoy es el Bingo y el sindicato de las CNS (Central Nacional Sindicalista) o sindicato vertical y que hoy lo ocupa un sindicato horizontal, los llamados sindicatos de “Clase”… Un montón de clases, desde los que están en la cúspide hasta los que merodean en la base, “c'est la vie”.

 

Eran años de cambios en los (1)procesos y en los métodos en AHV, era el Plan Bedaux. Hasta entonces los talleres habían estado en calma chicha, nada corría prisa, cada cual sabia que debía hacer. Con los cambios de turno se negociaban los horarios de entrada y salida allí donde los (2)procesos de fabricación eran continuos; en donde no imperaba “el turno”, lo importante era haber “fichado”; así que con normalidad se fichaban varias tarjetas tanto al entrar como al salir, era cuestión de “hoy por ti, mañana por mí”. Y veinte minutos antes de la hora de fin de jornada, ya se tenía la máquina y el suelo limpio del puesto de trabajo, y por supuesto, las manos y las orejas lavadas; diez minutos antes de la hora de fin de jornada, los “monos azules” se arremolinaban tras la barrera de salida junto al guarda, allí en animada charla esperaban respetuosos al toque de sirena, el guarda levantaba la barrera y nuestros padres, hermanos y vecinos salían con el deber cumplido e impasible el ademán. Aquellos vencidos ex republicanos de mono azul, soportaban estoicamente la ley y las buenas costumbres del "Régimen" no había otra. “c'est la vie”.

 

El Plan Bedaux, fue mal recibido por los obreros en AHV y en Menera, peor si cabe fue la experiencia en Ferroland. Para los que desconozcan estos sistemas o procesos de “Pagos por Incentivos”, vamos a dar una explicación simple: La mensualidad o salario mensual era de unas 4.000 pesetas, se trabajase poco o mucho, no existía medida sobre el rendimiento personal ni colectivo. En la España triunfante de Franco, las grandes industrias pertenecían al estado, al llamado INI (Instituto Nacional de Industria) y a la oligarquía del Régimen Nacional Sindicalista. Los sueldos eran limitados por el Estado, “El Estado hacia como que nos pagaba, y nosotros hacíamos como que trabajábamos”.

 

El Sistema Bedaux, consistía en incentivar el rendimiento de cada obrero o equipo en función de la ganancia o rendimiento obtenido sobre el Tiempo Estándar o Normal, calculado para cada trabajo. Se basaba en la medición o cronometraje previo de las tareas medidas sobre un trabajador de experiencia y trabajando a una actividad “Normal” (velocidad normal) con el método Normal establecido. Esta medición equivale a 60 puntos en una hora o 480 puntos la jornada de 8 horas, esto correspondía al sueldo base sin incentivo o prima, era el minuto estándar Normal o Punto. El incentivo máximo que el trabajador podía alcanzar (protegiendo su salud) era consiguiendo la Actividad Optima que en Sistema Bedaux es de 80, siendo esta la maxima permitida, o sea un 33,33% sobre la Actividad Normal. Había y hay otros varios sistemas de medición y pago por incentivos, hoy casi en desuso. En el caso de un salario de 4.000 pesetas/mes y con la Actividad Optima de 80 cobraria 4.000+1.333 = 5.333 pesetas/mes. 

 

Durante esta narración de hechos ya históricos, hemos incluido palabras como PROCESOS y MÉTODOS. Seguramente una gran mayoría de lectores podrán diferenciar entre el significado de proceso y método, pero ya no tanto en el contexto (1) procesos y entre (2) procesos. Con frecuencia solemos decir "procesos y procedimientos" en una declaración como si fueran una sola entidad, una misma cosa. Pero evidentemente, no lo son; y si preguntásemos a varias personas cuál es la diferencia, es probable que obtengamos tantas respuestas diferentes como personas que contestan. Y si además preguntamos sobre "instrucciones de trabajo", seguramente aumentaríamos la confusión. Pero usted, amigo, que trabaja en una importante industria con todas la Normas ISO nuevemiles y catorcemiles, mas la Q101 de Ford, si lo sabe.

 

En el contexto de la frase “Eran años de cambios en los (1)procesos” nos estamos refiriendo a todos los procesos de la empresa AHV, sin embargo en el contexto de la frase “allí donde el (2)proceso de fabricación era continuo” nos referimos a los procesos de fabricación. Esto no es baladí, es importantísimo saber de qué proceso hablamos o tratamos. Procesos de gestión o administrativos no son procesos de fabricación, poco se parecen. 

 

 Los procesos son los sistemas que transforman “Las Entradas” en “Salidas” con cualidades mejoradas en valor y con diferentes caracteristicas o con las cualidades diseñadas deseadas. Los procesos están en un "alto nivel" y operar a través de funciones distintas de la organización o de los sistemas de fabricación; mientras que los procedimientos se establecen en un "bajo nivel", es decir que contienen información detallada de los procesos. Ambos son, por supuesto, intrínsecamente ligados dependientes. El nivel de procedimiento puede ser pensado como un desglose detallado de un paso en el proceso.

 

Así que ¿cuáles son las diferencias clave entre los procesos, procedimientos e instrucciones de trabajo? Ahora y a continuación hablaremos sobre PROCESOS INDUSTIALES EN GENERAL (no de procesos concretamente de fabricación, sino de procesos en general incluidos los de fabricación). Hay que pensar que un proceso de pintado, zincado, embutición, soldadura, montaje.etc. que son procesos de fabricación, poco tiene en común con procesos de gestión económica, de control de calidad, de recepción, de administración, de seguridad, etc. que son procesos de gestión y administración.

 

PROCESOS: Los procesos son multi-funcionales y definen lo que se hace y por quién. Se representan a menudo en forma esquemática, como un árbol de decisión o diagrama de flujo en el que la actividad y o el trabajo realizado se divide en pasos interrelacionados y lógicos. Los procesos siempre deben tener un "gatillo" o sea comenzar por un evento y debe tener un "terminator" o evento final, que logre un resultado específico y concreto. Todos los procesos deben tratar de cumplir con un resultado exitoso con el cliente externo o interno. En general un proceso puede estar compuesto por acciones o actividades realizadas por las máquinas, por personas o un mix de ambos.

 

PROCEDIMIENTOS: Los procedimientos definen la forma en que se realiza el trabajo o actividades del proceso. Por lo general se documentan en un orden paso a paso con una descripción detallada de cómo el trabajo o actividad se va a realizar y quién o que cosa, máquina, dispositivo es responsable de la realización del trabajo o actividad.

 

Las Instrucciones de Trabajo, agregan un nivel de confusión en el rompecabezas, pero en general se reconocen como un subconjunto de los procedimientos que explican con detalle minucioso la forma de hacer. La forma en que difieren, es que la instrucción de trabajo normalmente se escribe para describir cómo hacer algo específicamente para una única función, en lugar de los procedimientos que pueden contener instrucciones para varios papeles diferentes dentro de una organización.

 

Cómo utilizar: La siguiente pregunta se refiere a cómo se debe utilizar cada uno de ellos: Proceso, Procedimiento, Instrucción.

 

La respuesta es simple: juntos. Primero definir El Proceso, y si se requiere describir El Procedimiento, y tercero si se requiere especificar Las Instrucciones de Trabajo. El Flujo-Grama siempre ayuda. A estos documentos todavía pueden adjuntarse otros, necesarios dependiendo del tipo concreto del proceso que estamos preparando poner en marcha y en control. Algunos de esos documentos son: Los controles, las mediciones y los registros.

 

Los “Flujo-gramas de procesos” son la representación gráfica del proceso, y son un medio excelente de mostrar de forma gráfica rápidamente todo el proceso en un formato fácil de entender, pero por sí solos no dan suficiente información para realizar el trabajo del día a día. Aquí es donde se requiere el detalle procedimental o sea “Los Procedimientos”.

 

Una solución muy generalizada a este problema, es emparejar siempre diagramas de proceso y el procedimiento escrito en conjunto, o sea en una sola hoja de formato A4 en la que se muestra claramente el paso (o pasos) en el “Flujo-grama” normalmente a la izquierda y El Procedimiento escrito a la derecha. Las Instrucciones de Trabajo, también se pueden utilizar de esta manera, pero se debe tener precaución ya que las instrucciones de trabajo basadas en funciones gráficas pueden conducir a una visión insular de la obra o trabajo que se realiza. Un detalle procedimental bien escrito, a menudo puede eliminar la necesidad de confeccionar las Instrucciones de Trabajo. En algunos casos y sobre todo en casos complejos y de seguridad, las Instrucciones de Trabajo son necesarias, el objeto es no dejar dudas y que sean sencillas.

 

Procesos, procedimientos e instrucciones de trabajo existen aunque no se escriban, son como así hacemos las cosas en el trabajo. Escribirlas, estandarizarlas y difundirlas con carácter de obligado cumplimiento en las organizaciones humanas, son garantía de hacerlo bien, de formar, de uniformar y de mejorar. Un proceso, un procedimiento y una instrucción de trabajo deben ser el método o forma conocida de más alta eficiencia y calidad. Si se conoce otra forma de hacer, debe cambiarse el proceso, el procedimiento y o la instrucción de trabajo. ¡Así de claro!

 

Todas estas explicaciones, a veces redundantes, son las Normas ISO 9000. Son partes de ella y son el todo, son el organismo integral de una empresa, como el Dios cristiano “Tres en uno”. Esto ya será parte de un nuevo capítulo de PROCESOS, El segundo.

 

Esto lo leerán personas neófitas y personas con más altos conocimientos al que esto escribe, unos aprenderán algo más y otros serán críticos, no lo dudo. Lo que si le aseguro es que también los hay, algunos en la alta gestión, que no se enteran. La mayoría son esos que al entrar en su recepción y en su despacho exhiben el certificado de calidad ISO 9001-2-3-4 y la ISO 14000. De estos ya les aseguro que tienen sus procedimientos en libros muy bonitos pero desajustados, anticuados e inoperativos “Una gran tostada de mierda”. “c'est la vie”.

 

Un saludo amigos.